Organiser un évènement d’entreprise peut devenir très vite un cauchemar pour les organisateurs s’ils ne savent pas bien s’y prendre. Ce domaine est aujourd’hui devenu un secteur très prometteur avec de grandes entreprises et des marques qui s’y investissent complètement. Il est de coutume que les entreprises organisent une ou deux fois dans l’année des évènements afin de mettre en confiance leurs anciens clients, attirer de nouveaux clients, présenter de nouveaux produits ou services. Nous vous présentons dans cet article quelques conseils afin de vous permettre d’organiser au mieux votre évènement d’entreprise.
Plan de l'article
- Vous devez connaître et maîtriser l’évènement que vous voulez organiser
- Ne négligez pas la communication autour de votre évènement
- Sortez de l’ordinaire
- Votre programme doit être attrayant
- Soyez attentif aux détails logistiques pour garantir le bon déroulement de l’évènement
- Impliquez votre équipe et vos collaborateurs pour renforcer la cohésion et l’engagement
Vous devez connaître et maîtriser l’évènement que vous voulez organiser
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Pour organiser un bon évènement, il est évident que vous devez en savoir le plus possible sur ce dernier. Vous devez en connaître les objectifs, les différents défis, etc. Ainsi, le plus vite possible, rassemblez des informations comme :
- Le nombre de participants attendus ;
- Les services concernés par l’évènement ;
- La destination ;
- Le budget dont vous disposez pour l’évènement, etc.
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Aujourd’hui, plusieurs entreprises et structures comme revezdailleurs.fr proposent de mettre à votre disposition des salles adaptées pour tout type d’évènement professionnel. N’hésitez donc pas à faire appel à leurs services.
Ne négligez pas la communication autour de votre évènement
Quels que soient le type d’évènement que vous voulez organiser et la notoriété de votre entreprise, ce ne sera une réussite que si vous vous investissez réellement dans une bonne communication. En effet, votre objectif de départ doit être intégré à votre communication. Ainsi, les participants pourront déjà se faire une idée de ce qui va se passer. Autre chose, vos supports de communication doivent, au même titre que vous, être très professionnels. Aussi, il faut montrer à vos clients et participants que vous savez ce que vous faites. D’ailleurs, les bons supports de communication ont la réputation d’inspirer confiance.
Sortez de l’ordinaire
Les évènements d’entreprise sont une chose assez fréquente. Pour avoir donc une chance d’atteindre une grande audience, vous devez faire autre chose qu’un évènement classique. Que ce soit dans la nature de votre message d’annonce, le lieu de l’évènement ou les intervenants, n’hésitez pas à innover. Cela va vous permettre de vous faire remarquer rapidement.
Votre programme doit être attrayant
Un évènement d’entreprise est certes censé être professionnel, mais ce n’est pas une raison pour proposer un programme qui va ennuyer vos participants. Alors, quel que soit le type d’évènement, votre programme doit plaire et donner envie d’être suivi.
N’hésitez donc pas à bien utiliser ces conseils afin de réussir au mieux l’organisation de votre évènement d’entreprise.
Soyez attentif aux détails logistiques pour garantir le bon déroulement de l’évènement
S’il y a bien un point sur lequel il ne faut jamais lésiner, c’est la logistique. Effectivement, les détails pratiques sont primordiaux pour garantir le bon déroulement de votre événement d’entreprise.
La première étape consiste à choisir avec soin le lieu où se tiendra l’événement. Celui-ci doit être facilement accessible et disposer des équipements nécessaires (wifi, écran et vidéoprojecteur…). Pensez aussi à vérifier que la capacité d’accueil du lieu est adaptée au nombre de participants attendus.
Veillez à anticiper tous les aspects techniques : sonorisation, éclairage, sécurité incendie… Si vous faites appel à un prestataire extérieur pour ces aspects-là, n’hésitez pas à prendre contact en amont afin de lui donner toutes les informations nécessaires.
Le choix du traiteur est aussi important. Vous devez prévoir une alimentation en accord avec vos invités. Attention aux allergies alimentaires ainsi qu’aux régimes particuliers tels que végétarien ou sans gluten, par exemple.
Vous devez louer des équipements supplémentaires comme des tables ou des chaises selon vos besoins ou même louer une navette si votre événement se passe dans un endroit difficilement accessible.
Avec une attention toute particulière portée aux détails logistiques, vous garantirez non seulement la réussite mais surtout l’excellence organisationnelle de votre événement d’entreprise !
Impliquez votre équipe et vos collaborateurs pour renforcer la cohésion et l’engagement
Un événement d’entreprise n’est pas seulement l’occasion de réunir les collaborateurs pour une journée festive. C’est aussi le moyen de renforcer la cohésion et l’engagement au sein de votre équipe. Pour y parvenir, pensez à bien choisir les activités. Vous pouvez aussi organiser des sessions de brainstorming où chacun sera invité à faire part de ses idées ou encore mettre en place un groupe Facebook dédié à l’événement.
Impliquer vos collaborateurs permet non seulement d’avoir une organisation plus efficace, mais aussi de créer un sentiment d’appartenance et un esprit collectif plus fort.
Vous pouvez profiter de cet événement pour remercier vos employés pour leur travail acharné. Récompensez-les avec des prix ludiques tels que ‘l’employé le plus souriant’ ou ‘le bureau le mieux décoré’. Ces prix ne sont peut-être pas grand-chose, mais ils apportent une certaine reconnaissance qui encourage tous les participants et renforce la motivation générale.
Afin que tout se passe bien, veillez toujours à avoir une personne responsable qui supervisera chaque partie du programme. De cette manière, vous garantissez que toutes les tâches seront effectuées correctement pendant toute la durée de votre événement.
